DOT: ”Vi har aldrig tidigare upplevt en sådan enorm framgång med ett koncernövergripande IT-system.”

Utmaning
Vi hade ett system som tog utgångspunkt i certifieringen. Det fungerade tekniskt bra vid revisioner, men medarbetarna kunde inte hitta det de behövde och systemet användes därför inte i det dagliga arbetet.

Vi har medarbetare som har arbetat hos DOT i många år, och det krävs inte mycket för att man ska falla tillbaka i gamla rutiner om systemet inte hjälper en på vägen.

Samtidigt hade vi en tydlig ambition att skapa ett gemensamt system för våra fabriker i Danmark och Sverige. Våra processer är i praktiken desamma – men systemstödet såg olika ut.

Lösning
Vi började i Danmark och valde att först bygga upp erfarenhet där innan vi förde över systemet till Sverige.

Min svenska kollega och jag byggde upp systemet i nära samarbete och lät de svenska ledarna följa arbetet från start. Det skapade engagemang och ägarskap – och gav oss möjlighet att göra justeringar innan vi rullade ut lösningen i hela organisationen.

Samtidigt utvecklade vi en intuitiv design med ett processhjul i mitten, där alla DOTs delprocesser finns samlade. Under hjulet visas genvägar till arbetsmiljö, kvalitet, miljö, visselblåsning och arbetsskador.

Allt är uppbyggt och översatt 1:1 från danska till svenska, och alla medarbetare möter nu samma struktur och användargränssnitt – oavsett var de arbetar.

Särskilt underhållsmodulen har gjort stor skillnad. Här styr vi hela vårt årshjul, och om en ansvarig slutar kan vi enkelt tilldela en ny. Det säkerställer att inga uppgifter faller mellan stolarna.

Resultat
IPW blev en framgång från början. Medarbetarna förstod idén och började själva efterfråga fler områden i systemet.

När det fanns skillnader i arbetssätt tog vi dialogen med medarbetarna för att hitta gemensamma lösningar. Det har gett bättre datakvalitet, större ägarskap – och ett gemensamt system som speglar hur vi faktiskt arbetar.

Idag är vi multisite-certifierade med gemensamma processer i Danmark och Sverige. Systemet stödjer vardagen och vi tappar inte längre uppgifter längs vägen.